1. OBJETIVO
El objetivo de nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales es garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja EPCM de Colombia dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
2. ALCANCE
· Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de EPCM de Colombia S.A.S.
· Aplica para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones tratan datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.
3. DEFINICIONES
Para los efectos de la siguiente política se entenderá por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley.
Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.
Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como, por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de EPCM de Colombia.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos.
Tercero: Cualquier persona natural o jurídica diferente a las personas que pertenecen a EPCM de Colombia S.A.S.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. POLÍTICA
EPCM de Colombia, identificada con NIT 901.050.778-3, con domicilio principal en la CALLE 25 # 122-00 LOTE 2 PANCE en la ciudad de Cali, Valle, página web http://www.epcmdecolombia.com.co, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
Para efectos de alguna solicitud o reclamación relacionada con la presente política se pone a disposición el correo electrónico info@epcmdecolombia.com el Teléfono: (57-602) 5244184.
Toda área o colaborador de EPCM de Colombia, que por sus funciones esté encargado del tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.
EPCM de Colombia debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos las bases que contengan datos personales sujetos a tratamiento.
5. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
5.1 Cumplimiento de la Ley
EPCM de Colombia cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
5.2 Finalidad
EPCM de Colombia informa a los titulares la finalidad específica del tratamiento de sus datos personales, el cual en todo caso tendrá como fin principal realizar la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial, operativa, y de recursos humanos de EPCM de Colombia; así como el desarrollo de actividades de bienestar, salud, educación, cultura, y velar por la seguridad de personas y bienes relacionadas con la actividad de esta.
EPCM de Colombia suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
5.3 Autorización
EPCM de Colombia ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
No es necesaria la autorización cuando se trate de Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
· Datos que sean de naturaleza pública
· Casos de urgencia médica o sanitaria
· Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
· Datos relacionados con el Registro Civil de la persona
5.4 Veracidad
La información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. El titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que comunique a EPCM de Colombia.
5.5 Acceso y circulación de la información
En el tratamiento de la información EPCM de Colombia se acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y de la Constitución. En este sentido EPCM de Colombia sólo hará tratamiento de los datos con autorización del titular y en los casos previstos por la Ley.
La información estará disponible en internet u otro medio de comunicación masivo siempre que el acceso esté controlado de acuerdo con las políticas de EPCM de Colombia y esté limitado a sus titulares o terceros autorizados para el tratamiento de la información.
5.6 Seguridad de la información
EPCM de Colombia cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
EPCM de Colombia puede publicar bases de datos personales en la Intranet o Internet siempre que cuente con autorización previa del titular de los datos personales, se fijen restricciones para su acceso y la publicación esté aprobada por el Representante Legal.
5.7 Confidencialidad
EPCM de Colombia garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizadas las labores que comprende el tratamiento.
Los colaboradores de EPCM de Colombia encargados del tratamiento de la información personal se comprometen a cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.
5.8 Datos sensibles
EPCM de Colombia únicamente puede tratar datos sensibles cuando:
· El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento
· Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización del Representante Legal.
· Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
· Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.
5.9 Derechos de los titulares
Los titulares de la información tratada por EPCM de Colombia tienen los siguientes derechos:
· Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
· Solicitar prueba de autorización otorgada a EPCM de Colombia, salvo en los casos que especifica la Ley que no requieren autorización como Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, Datos de naturaleza pública, Urgencia médica o sanitaria, Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, Datos relacionados con el registro civil de las personas
· Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
· Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
· Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando EPCM de Colombia no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
· Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por EPCM de Colombia.
· El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo info@epcmdecolombia.com.
6. PROCEDIMIENTO
6.1 Autorizaciones
EPCM de Colombia solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.
6.2 Consultas
· El titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico info@epcmdecolombia.com
· A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
· A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
· Por solicitud del titular, EPCM de Colombia suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular.
EPCM de Colombia responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, EPCM de Colombia informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
6.3 Reclamos
El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante EPCM de Colombia para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que EPCM de Colombia incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
Los reclamos se hacen a través del correo electrónico info@epcmdecolombia.com
Los reclamos deben contener:
· Identificación del titular
· Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo
· Dirección
· Documentos adjuntos (si aplica)
Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias.
La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta de este.
En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.
EPCM de Colombia responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo de este. Si no es posible dar respuesta en este lapso, EPCM de Colombia informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
Los reclamos presentados por los titulares se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos
Transferencia y transmisión de la información
EPCM de Colombia suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:
· Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
· Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
· Terceros autorizados por el titular o por la ley.
EPCM de Colombia suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.
A todo tercero que por su relación con EPCM de Colombia se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.
6.4 Transferencias internacionales
EPCM de Colombia transfiere lo datos personales a terceros países siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:
· El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia
· El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública
· Se trate de transferencias bancarias o bursátiles
· Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte
· Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento
· para la ejecución de medidas precontractuales.
· Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciales
6.5 Excepciones
La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:
· Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
· Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
· Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.
· Cuando se trata de datos personales públicos.
· Cuando los datos personales son requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.
· Cuando se está frente a casos de urgencia médica o sanitaria.
· Cuando son tratados para fines históricos, estadísticos o científicos.
· Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil.
6.6 Redes sociales
Las redes sociales como Facebook y Twitter, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información (comunicación), las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los usuarios y no se encuentran bajo la responsabilidad de EPCM por ser ajenas a la empresa. Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que participa EPCM, como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma.
7 VIGENCIA
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.
La presente política de tratamiento de datos personales de los Titulares de la información en custodia de EPCM de Colombia entra en vigencia a partir del día 08 de septiembre de 2021